Bruxelles | Temps plein
À PROPOS DE WMH PROJECT
WMH Project Brussels est une agence de communication 360° avec plus de 20 ans d’expérience et faisant partie d’un groupe international de premier plan. Nous avons connu une croissance constante grâce à la confiance de clients variés, allant des institutions publiques (Commission européenne, Parlement européen, autorités belges) et ONG, aux acteurs majeurs des secteurs de la santé, des biens de consommation, de la high-tech, et bien plus encore.
Notre force réside dans la diversité de nos expertises : conseil stratégique, relations presse, campagnes digitales, production de contenu, web design, motion design et graphisme, design d’espace et organisation d’événements.
Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) administrateur(trice) expérimenté(e) chargé(e) des tâches administratives et financières, qui jouera un rôle central dans le soutien de nos activités quotidiennes.
VOTRE RÔLE
Vous serez un pilier essentiel de l’organisation, chargé d’assurer la bonne coordination de l’administration financière, des processus RH et de la gestion administrative. Il s’agit d’un poste transversal qui exige de la rigueur, de l’autonomie et un sens aigu des responsabilités.
PRINCIPALES RESPONSABILITES
Finance et comptabilité (Odoo)
- Gérer et mettre à jour les bases de données clients et fournisseurs
- Participer à la préparation des devis, des bons de commande et des factures de vente
- Vérifier et saisir les factures fournisseurs
- Préparer et assurer le suivi des paiements fournisseurs
- Gérer les notes de frais et veiller à la bonne documentation
- Rapprocher les encaissements et les décaissements
- Identifier les documents comptables manquants et assurer le suivi en interne
- Assurer la liaison avec le comptable et l’auditeur externes
- Contribuer au reporting financier mensuel en consolidant les données pertinentes
- Vérifier les timesheets et garantir leur cohérence avec le suivi financier
Administration des ressources humaines
- Gérer les registres de présence, d’absences, de congés et d’arrêts maladie
- Contribuer à la préparation de la paie en vérifiant les données clés
- Coordonner les processus d’onboarding et offboarding des collaborateurs
- Assurer le suivi des cotisations sociales (ONSS), des assurances et des avantages sociaux
- Veiller à l’exactitude et à la mise à jour des dossiers administratifs RH
Gestion administrative
- Assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau
- Gérer les relations avec les fournisseurs et les prestataires de services
- Coordonner la logistique, la maintenance et le support informatique du bureau
- Organiser les déplacements professionnels (transport, hébergement, etc.)
- Répondre aux besoins de l’équipe interne et contribuer à un environnement de travail positif
PROFIL RECHERCHÉ
- Au moins 5 ans d’expérience dans un poste similaire dans le domaine administratif, financier ou l’office management
- La maîtrise de trois langues (français / néerlandais / anglais) est obligatoire
- Solides compétences organisationnelles et souci du détail
- Proactif(ve), fiable et capable de travailler de manière autonome
- À l’aise pour gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique
- Bonne maîtrise des outils bureautiques courants (Excel, Word, etc.)
- Une expérience avec Odoo est un atout majeur
