Assistant(e) de direction / Employé(e) administratif(ve) polyvalent(e)
D.M.S. Security recherche un(e) Assistant(e) de direction / Employé(e) administratif(ve) polyvalent(e) afin d’assurer la gestion administrative quotidienne de l’entreprise et d’accompagner la direction dans le suivi des différentes activités.
Nous recherchons une personne organisée, autonome, réactive et polyvalente, capable de gérer plusieurs dossiers en parallèle et d’assurer le lien entre la direction, les clients, les techniciens et les fournisseurs.
Vos missionsGestion administrative et support à la direction
- Assurer la gestion administrative quotidienne de l’entreprise ;
- Assister la direction dans le suivi des dossiers et des échéances ;
- Gérer les appels téléphoniques, e-mails et demandes diverses ;
- Rédiger les courriers, e-mails et documents administratifs ;
- Organiser, classer et assurer le suivi des différents dossiers ;
- Effectuer les relances nécessaires et veiller au respect des échéances.
Gestion des clients et des interventions
- Réceptionner et traiter les demandes des clients ;
- Planifier et organiser les interventions des techniciens ;
- Adapter les plannings en fonction des urgences et des imprévus ;
- Préparer et assurer le suivi administratif des interventions ;
- Assurer la communication entre les clients, les techniciens et la direction ;
- Suivre les dossiers clients jusqu’à leur clôture.
Facturation et suivi administratif/comptable
- Préparer et établir les factures ;
- Assurer le suivi des paiements ;
- Effectuer les rappels et relances en cas de retard ;
- Encoder et contrôler différentes données administratives et comptables ;
- Assurer le suivi des factures fournisseurs ;
- Préparer les informations nécessaires à la comptabilité ;
- Utiliser les outils de facturation électronique et Peppol.
Fournisseurs, commandes et stock
- Passer et suivre les commandes auprès des fournisseurs ;
- Demander et comparer les prix si nécessaire ;
- Contrôler les confirmations de commande et les livraisons ;
- Assurer le suivi du matériel et du stock ;
- Veiller à la disponibilité du matériel nécessaire aux interventions ;
- Gérer les éventuels problèmes ou retards avec les fournisseurs.
Gestion RH
- Assurer le suivi administratif du personnel ;
- Préparer et transmettre les informations nécessaires à la gestion des salaires ;
- Assurer le suivi des prestations, horaires, absences et congés ;
- Collaborer avec le secrétariat social ;
- Participer au suivi des différents documents liés au personnel.
Suivi des dossiers spécifiques
- Participer à la préparation et au suivi des marchés publics ;
- Centraliser les documents administratifs nécessaires aux différents dossiers ;
- Participer à la préparation des audits ;
- Assurer le suivi administratif des certifications et obligations liées au secteur de la sécurité.
Profil recherché
Nous recherchons une personne disposant idéalement d’une expérience dans une fonction administrative polyvalente, d’assistanat de direction ou de coordination.
La fonction nécessite une grande aisance avec les outils informatiques ainsi qu’une réelle capacité à jongler entre plusieurs tâches, logiciels et dossiers simultanément.
La personne recherchée doit être capable de :
- Gérer plusieurs priorités en parallèle sans perdre en rigueur ;
- Passer rapidement d’une tâche à une autre ;
- Prendre facilement en main de nouveaux logiciels et outils numériques ;
- Travailler de manière autonome et prendre des initiatives ;
- Faire preuve de réactivité face aux urgences et aux imprévus ;
- Organiser son travail et assurer un suivi précis des dossiers ;
- Communiquer efficacement avec des interlocuteurs variés ;
- Être à l’aise avec les chiffres et le suivi administratif ;
- Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations traitées.
Une excellente maîtrise du français écrit et oral est indispensable.
Compétences informatiques
Une très bonne maîtrise de l’environnement informatique est indispensable pour cette fonction.
Le poste implique l’utilisation quotidienne de plusieurs logiciels et plateformes. La capacité à naviguer rapidement entre différents outils, à rechercher efficacement une information et à apprendre facilement le fonctionnement d’un nouveau logiciel est essentielle.
La connaissance de certains des outils suivants constitue un atout :
- Microsoft Office ;
- Teamleader ;
- Exact Online ;
- Peppol ;
- outils de facturation ;
- outils liés au secrétariat social et à la gestion du personnel, notamment SD Worx.
Une formation pourra être prévue pour les outils spécifiques à l’entreprise.
Ce que nous proposons
- Une fonction variée et polyvalente au cœur du fonctionnement de l’entreprise ;
- Une collaboration directe avec la direction ;
- Une réelle autonomie dans l’organisation du travail ;
- Des contacts réguliers avec les clients, fournisseurs et techniciens ;
- Un poste dans lequel la capacité d’organisation, la réactivité et la prise d’initiative occupent une place importante ;
- Des responsabilités diversifiées permettant d’avoir une vision globale du fonctionnement de l’entreprise.
Vous souhaitez nous rejoindre ?
Envoyez-nous votre CV accompagné de quelques lignes présentant votre parcours et votre motivation.
Nous recherchons avant tout une personne de confiance, organisée et polyvalente, souhaitant s’investir durablement dans une fonction centrale au sein de D.M.S. Security.
Rémunération : 3 000,00€ à 3 300,00€ par mois
Avantages :
Lieu du poste : En présentiel
