La Cité de l’Espoir recrute un.e secrétaire de direction à mi-temps pour une durée d’un an (renouvelable). Il s’agit d’un poste clé au sein de notre organisation : vous serez au cœur de la gestion administrative et contribuerez directement à la fluidité et au bon fonctionnement de l’institution.
📅 Horaire : du lundi au vendredi, 4h chaque matin
📍 Lieu : Andrimont
🚀 Entrée en fonction : à partir du 14/09/2026
En collaboration étroite avec la Direction, vous serez amené(e) à assurer des tâches variées et essentielles :
📌 Gestion administrative et organisationnelle
- Réception, encodage, distribution et suivi du courrier entrant.
- Rédaction et mise en forme de courriers, notes de service, communications internes et externes.
- Gestion des mails et transmission efficace des informations à la Direction.
- Classement, archivage et mise à jour régulière des documents et dossiers.
📌 Organisation des agendas et réunions
- Gestion des agendas de la Direction, planification et suivi des rendez-vous.
- Organisation logistique des réunions (réservations de salles, invitations, matériel).
- Préparation et diffusion des ordres du jour, documents de travail et convocations.
- Rédaction des procès-verbaux, mise en page et archivage des comptes rendus.
📌 Coordination et suivi des projets
- Suivi administratif des chantiers et projets en cours.
- Encodage et suivi de dossiers liés aux subsides, agréments, demandes officielles.
- Gestion et traçabilité des dons et legs.
- Collaboration avec différents services internes et interlocuteurs externes (presse, instances administratives, juridiques, partenaires).
📌 Participation aux événements
- Organisation de manifestations internes et externes : participation aux réunions préparatoires, gestion logistique, envoi des invitations, coordination avec les partenaires
- Présence et soutien le jour J, puis débriefing et suivi administratif
La richesse de vos missions implique une grande polyvalence, un sens de la priorité et une capacité d’adaptation dans un environnement en constante évolution.
- Vous disposez obligatoirement d’un bachelier en secrétariat de direction ou d’assistant(e) de direction et/ou expérience équivalente
- Une première expérience probante en tant que secrétaire de direction est vivement souhaitée
- Vous maîtrisez parfaitement la suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Vous possédez une excellente maîtrise du français à l’écrit et à l’oral
- Vous êtes à l’aise dans la rédaction et la mise en forme de documents, et savez notamment rédiger des procès-verbaux en direct
- Vous êtes une personne organisée, rigoureuse et attentive aux détails
- Vous savez faire preuve de discrétion et de confidentialité en toute circonstance
- Vous avez un bon esprit de synthèse et une capacité d’analyse
- Vous savez gérer le stress et les priorités avec efficacité
- Vous êtes proactif.ve, polyvalent.e et dynamique, toujours prêt.e à trouver des solutions
- Vous faites preuve de diplomatie, d’écoute et de sens relationnel, que ce soit en face à face ou par téléphone
- Vous êtes capable d’évoluer de manière autonome et responsable tout en appréciant le travail en équipe
- Vous avez une présentation soignée et véhiculez une image professionnelle
✅ Un contrat de remplacement d’une durée d’un an (suivi d’une pérennisation possible)
✅Un horaire de travail agréable, en matinée du lundi au vendredi
✅ Un environnement de travail respectueux et convivial
✅Un accès à des formations complémentaires de qualité
✅Une équipe pluridisciplinaire dynamique et conviviale
✅Un équilibre vie privée – vie professionnelle confortable
✅Un salaire à la hauteur de votre ancienneté dans le métier
ATTENTION, votre candidature sera prise en compte uniquement si elle est complète et comprend :
- un curriculum vitae à jour
- une lettre de motivation
- une copie du/des diplôme(s) requis
- un extrait de casier judiciaire (modèle 596.2) datant de moins de 3 mois
En raison des congés d’été, nous ne serons pas en mesure d’assurer le suivi des candidatures avant le 17 août. Nous répondrons donc aux candidats dès que possible à partir de cette date.
Pour postuler :
- Cliquez sur le formulaire de candidature ci-bas
- Ou envoyez votre dossier par mail à l’adresse : [email protected]
- Date limite d’envoi : mercredi 26 août 2026
📅 Processus de sélection
- Sélection des candidats retenus : jeudi 27 août 2026
- Entretien RH + mise en situation : jeudi 3 septembre 2026
- Entretien avec la Direction : mardi 8 septembre 2026
🚀 Entrée en fonction : idéalement le lundi 14/09/2026, en fonction de la disponibilité du·de la candidat·e sélectionné·e
Formulaire de candidature
Nous avons hâte de découvrir votre parcours !
