1 meilleure offre (assistant·e administratif·ve (f/h/x), fleurus, wal) (à pourvoir)

Assistant·e administratif·ve (F/H/X)
UCLouvain —Louvain-la-Neuve
- Anglais
- Expérience administrative
- Bachelier
- Indemnité kilométrique
il y a 5 jours

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Assistant·e administratif·ve (F/H/X)

UCLouvain -
Louvain-la-Neuve

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Détails de l'emploi

CDD
Il y a 5 jours

Avantages

Indemnité kilométrique
Indemnité kilométrique vélo

Qualifications

Français
Anglais
Expérience administrative
Bachelier
SharePoint
Compétences en informatique
Néerlandais

Description complète du poste

L’UCLouvain recrute un·e Assistant·e administratif·ve (F/H/X)

Référence du poste : SF 38689
Publication interne et externe jusqu'au 15/07/2026

Pour le Cabinet du Rectorat
Site principal : Louvain-la-Neuve
Contrat à temps plein pour une durée déterminée (1 an)
Entrée en fonction : vers la mi-août

Fonction

En tant qu’assistant·e de direction au sein du Rectorat, vous accompagnerez certains membres du Conseil rectoral afin de faciliter et d’optimaliser la gestion administrative de leur mandat. En étroite concertation avec la/le Chef·fe de Cabinet (responsable hiérarchique et fonctionnel·le), vous serez la personne de confiance qui assure le suivi administratif des demandes et dossiers.

Par votre fonction, vous serez en contact avec les membres du Conseil rectoral, les entités de l’Université et, à l’externe, les organes nationaux et internationaux. Vous serez intégré·e dans l’équipe administrative du Rectorat et collaborerez avec vos collègues à des tâches transversales.Les maîtres-mots de votre fonction : organisation et gestion de l’agenda, sens du service, collaboration, support administratif, rapport régulier sur l’état des dossiers, en toute discrétion.

Organisation de l’agenda et accueil :

Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien des Autorités concernées
Participer à la préparation des calendriers annuels de procédures
Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
Traiter les courriers et courriels entrants et sortants
Accueillir les visiteuses et visiteurs
Préparer et organiser la logistique des événements : réunions et séances de différents organes, déplacements, missions (en collaboration étroite avec les services concernés)
Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux réunions et missions (documentation, notes, supports de communication, …)

Gestion, suivi et archivage des dossiers et documents :

Préparer et assurer la procédure de recrutement des chercheur·es qualifié·es

Communication :

Assurer le rôle de contact avec les différent·es interlocuteurs·trices et services (internes et externes) impliqué·es dans l’exercice de la fonction des Autorités concernées
Veiller à transmettre les informations aux entités concernées
Rédiger des courriers, relecture et corrections de documents

Organes de gouvernance :

Assurer le support administratif et logistique des réunions de certains organes de gouvernance
Selon les besoins du service, assurer le support administratif et logistique des réunions

Activités transversales du Cabinet du Recteur/ de la Rectrice :

Organiser et assurer le support logistique des activités transversales du Cabinet
Collaboration, support et backup des collègues si et lorsque besoin

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

Diplôme de bachelier professionnalisant ; expérience de quelques années dans une fonction administrative comparable
Maîtrise de la bureautique, de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Sharepoint, agendas partagés, Teams, conférences à distance, …)
Parfaite maîtrise du français (en ce compris capacités rédactionnelles), bonne maîtrise de l’anglais (au moins niveau B2). La connaissance du néerlandais est un atout
Bonne connaissance et utilisation des méthodes de classement et d’archivage, de la numérisation
Discrétion, sens de la confidentialité
Résistance au stress ; flexibilité et disponibilité
Organisation, sens des priorités, rigueur et capacité à s’approprier les procédures établies
Réactivité et autonomie ; capacité d’anticipation et esprit d’initiative
Esprit d’équipe et aisance relationnelle

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

Notre offre

Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles ;
Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement ;
L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts…) ;
Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien.

L’UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l’égalité des genres, est attentive et respectueuse de la diversité et à l’égalité des chances.
Si, en raison d’un handicap, d’un trouble ou d’une maladie, vous souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de recrutement, merci de nous contacter à l’adresse [email protected]. Nous relayerons votre demande de manière confidentielle à la personne en charge de ces questions.

Les valeurs qui sous-tendent notre politique du personnel sont visibles en suivant ce lien :
Politique du personnel | UCLouvain

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