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Détails de l'emploi

CDI | Temps plein
Il y a 12 jours

Qualifications

Microsoft Powerpoint
Bilingue
Français
Anglais
Bachelier
Sens de l'organisation
Compétences en communication
Néerlandais

Description complète du poste

Description du poste

Intitulé de la fonction / poste

Management assistant

Type de contrat

Durée indéterminée

Statut

Employé / Technicien / Agent de Maîtrise / Maîtrisé (CH)

Votre mission

SPIE est présent sur les chantiers industriels les plus diversifiés de Belgique. Nous aidons nos clients d’une part dans la conception et la construction de leurs équipements techniques et d’autre part dans l’exploitation et la maintenance de leurs installations.

SPIE Belgium recherche un(e) Management Assistant pour un contrat à durée indéterminée au sein de la Direction Administrative et Financière (DAF).

En tant que Management Assistant, vous jouez un rôle clé dans le soutien quotidien de la direction financière. Sous la supervision du Directeur Financier, vous apportez un soutien administratif et organisationnel à la gestion du département.

Dans le cadre de votre mission de soutien à la Direction Financière, vous serez en charge des tâches suivantes :

Gestion proactive de l’agenda de la Direction financière : planification et priorisation des réunions internes et externes, entretiens, déplacements, etc.
Filtrage et traitement des communications selon leur importance : gestion des appels téléphoniques, courriers et e-mails
Rédaction et diffusion de communication à la demande de la direction : e-mails, rapports, comptes rendus, notes internes et externes.
Être l’interface entre le Directeur financier et les parties prenantes internes et externes.
Suivi et mise à jour de dossiers spécifiques : documentation, cadeaux d’entreprise, procédure, conseil d’entreprise, comités spécifiques, etc.
Soutien dans les recherches et analyses liées aux projets financiers, suivi des échéances et de l’avancement des initiatives du Directeur financier, coordination des demandes ou mises à jour interservices.
Organisation et préparation des réunions : planification des réunions du conseil d’administration, des comités exécutifs et opérationnels, accueil des visiteurs, rédaction des ordres du jour, procès-verbaux et suivi des actions.
Gestion documentaire : maintenance des systèmes d’archivage physique et numérique, organisation des documents financiers, rapports et présentations, en garantissant la confidentialité et la sécurité des données.
Rédaction de documents multilingues : rapports, comptes rendus et notes en néerlandais, français et anglais.
Gestion administrative : création de bons de commande, traitement des notes de frais et remboursements.
Création de présentations et supports visuels : PowerPoint et autres outils avec analyse de données, préparation de graphiques et tableaux.
Support logistique : gestion des fournitures de bureau, coordination avec les fournisseurs et suivi des ressources administratives du département financier. Participation ponctuelle au suivi des budgets et dépenses du département.

Votre profil

Vous êtes un véritable pilier administratif, polyvalent et toujours prêt à relever les défis avec le sourire. Vos missions sont variées et requièrent rigueur, discrétion et sens de l’organisation.

Vos atouts pour réussir dans ce rôle :

Vous avez acquis les connaissances grâce à une formation administrative (niveau Bachelier) ou une expérience équivalente.
Une expérience dans un rôle similaire est un atout apprécié.
Vous maitrisez le français, le néerlandais et l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit.
Vous possédez d’excellentes compétences en communication et rédaction.
Vous avez une bonne maîtrise de la suite Office et des outils informatiques courants.
Une bonne connaissance de la terminologie et des rapports financiers est un réel atout.
Vous avez un sens aigu de la confidentialité et du respect des normes de conformité. Vous traitez les informations sensibles avec discrétion, professionnalisme et fiabilité.
Votre rigueur, sens de l’organisation, proactivité et autonomie sont les clés de votre réussite dans ce rôle aux tâches variées.
Vous savez vous adapter aux changements de priorités et de plannings, et vous gérez la pression avec sang-froid, en respectant les délais serrés

Critères candidat

Expérience minimum

3 ans ou plus

Langue(s) de travail

Français (E-Bilingue ou Langue Maternelle)
Néerlandais (E-Bilingue ou Langue Maternelle)
Anglais (D-Maitrise professionnelle complète)

Informations générales

Entité

Référence

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