Le service d’aide administrative en unité de soins intensifs est un service de support intégré au sein du département de soins critiques de l’hôpital. Il fonctionne en étroite collaboration avec l’équipe médicale et soignante de l’unité. Il fait partie de l’organisation centrale du service et contribue à sa bonne coordination globale dans un environnement hospitalier hautement spécialisé et exigeant.
En tant qu'aide administratif(ve) en Unité de Soins Intensifs, vous apportez un soutien administratif et organisationnel aux équipes médicales, infirmières et paramédicales afin d'assurer le bon fonctionnement quotidien du service. Vous contribuez à la fluidité des processus administratifs tout en garantissant un accueil de qualité aux patients et à leurs proches, dans le respect des règles de confidentialité.
Vos responsabilités au quotidien seront :
Journalières :
- Organiser les rendez-vous non urgents, envoi des bons d’examen, prise de rendez-vous examens patient sortant
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Assurer le suivi administratif du Dossier Patient Informatisé (DPI)
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Assurer le suivi des bons de travail et des demandes de réparation matériel
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Gestion et suivi réparation matériel et lit (rédaction d’une fiche contrôle)
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Contrôle et gestion des rappels liées aux certificats médicaux ou horaires manquants, demande d’intérim ou de renfort (EMRI)
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Préparer les dossiers des patients entrants et clôturer les dossiers des patients sortants
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Accueillir les patients, les familles et les visiteurs avec professionnalisme, empathie et discrétion
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Répondre aux appels téléphoniques extérieurs si absence de réponses dans l’unité et orienter les interlocuteurs vers les personnes compétentes
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Distribution du courrier interne et externe
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Mise à jour et diffusion des communications internes, notes de service et autres informations utiles à l'équipe.
Hebdomadaires :
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Gérer les commandes Hebdomadaires (Datameal, cartouche d'imprimantes, papeterie, matériel, demande examen, brochure, bac jaune, containers aiguilles / Magistra)
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Vérifier les stocks et assurer leur approvisionnement
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Suivre les réparations de matériel et les livraisons (appel au firme)
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Vérification disposables Gaz du sang + demande Labo
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Encodage modifications PEP
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Traiter les demandes de photocopies, plastification documents
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Gestion agenda chefs réunion, suivi de projets plateau
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Préparer l'accueil administratif des nouveaux collaborations et des étudiants (brochure d’accueil, Salto, carnet évaluation), suivi en cas de problèmes (badge, code, vestiaire, casier, uniforme) en collaboration avec les Icanes
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Préparer les documents de contrôle (frigo, nettoyage, défibrillateur…)
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Assurer la circulation des informations entre les différents intervenants du service (Suivi dossier revalidation)
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Participation à l'organisation et du suivi des formations internes pour les équipes, réservations salles, organisation de réunion, gestion d'agenda,..
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Vérification stock étiquettes médicaments PS + lignes, impression, découpage, distribution.
Mensuelles et autres :
- Encodage des nouveaux horaires dans PEP
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Contrôles et modification pointage lors du passage interface PEP
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Assurer la rédaction, la mise en forme et la diffusion de documents administratifs (courriers, rapports, comptes rendus, procès-verbaux..)
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Participer à la maintenance des bases de données administratives
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Actualiser les répertoires téléphonique, listes d'équipe pour le PUH et documents de référence
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Participer à des projets d'amélioration continue et à la création d'outils administratifs (lexiques)
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Liste journée sans voitures
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Gestion Salto.
Profil recherché :
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Posséder une formation en administration ou secrétariat est un plus (Bachelor ou secondaire)
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Disposer d'une expérience similaire de préférence dans le secteur médical est un réel atout
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Satisfaire aux conditions légales de bilinguisme : vous avez de bonnes connaissances de la seconde langue nationale ou vous êtes disposé à les acquérir (cours de langues organisés en interne sur le temps de travail, possibilité d’obtenir une prime de bilinguisme SELOR de 150€ bruts sous réserve de la remise du Selor Art. 10)
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Satisfaire à l’examen de promotion ou à l’examen de sélection.
Qualités requises :
- Excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités
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Vision globale (vision hélicoptère) et orientation solutions
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Autonomie, assertivité et sens des responsabilités
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Esprit d'initiative et proactivité
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Polyvalence, flexibilité et capacité d'adaptation
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Bonne gestion du stress et des imprévus
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Excellente compétences relationnelles et d'esprit d'équipe
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Sens de l'accueil
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Discrétion absolue, respect de la confidentialité et éthique professionnelle
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Fiabilité, conscience professionnelle et sens du service
- Bonne connaissance de la terminologie médicale
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Excellente capacités rédactionnelles et orthographe française irréprochable
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Capacité à travailler avec plusieurs applications informatiques simultanément.
Nous vous offrons un salaire en rapport avec votre niveau de formation et d’expérience.
Barème de rémunération
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Fonction interne : Employé administratif (1079)
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Fonction IFIC : Employé administratif
- Catégorie IFIC : 10 activé
Des avantages extra légaux
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Des chèques repas d’une valeur de 7,30€
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Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau IRIS (pour vous, votre conjoint, vos ascendants ou descendants à charge)
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La gratuité des transports via la STIB et un remboursement de 80% dans les frais de transport en commun et/ou des indemnités vélo
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Une prime annuelle d’attractivité
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Une assurance Plan Pension (de 1 à 3% à charge de l’employeur)
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Une allocation mensuelle de bilinguisme de 150€ bruts (sous réserve de la remise du brevet Selor Art. 10)
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24 jours de congés légaux et 5 jours de congés extra-légaux (+ les différents congés de circonstance)
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des réductions chez de nombreux fournisseurs via le système Benefits@work
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De multiples opportunités de carrières au sein d’un grand réseau (IRIS)
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Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
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Un programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière.
